Что собой представляют первичные документы?

Первичный документ подтверждает разные события в в бизнесе: продажу или покупку товаров, оказание услуг клиентам, выдачу зарплаты сотрудникам и другие.

В зависимости от события перечень документов для оформления различается. Рассмотрим распространённую ситуацию — сделка при продаже товаров и оказании услуг. Так принято, что документы готовит поставщик или исполнитель.

В видеоформате мы рассказываем про оформление сделок в курсе молодого ИП. В курсе 11 бесплатных уроков, тесты и практика, кроме документов он поможет разобраться с налогами, применением онлайн-касс, выбором банка и проверками.  

Документы для сделки с клиентом:

  • Договор — это начало сделки. В нём вы с клиентом определяете условия сотрудничества: что, за какую цену и в какие сроки вы делаете. Если клиент постоянный, можно составить один договор на несколько сделок.
  • Счёт содержит сумму к оплате, список товаров и услуг и банковские реквизиты продавца. Это необязательный документ, но его обычно используют для удобства.
  • Кассовый, товарный чек или бланк строгой отчётности подтверждают оплату. Выдавайте их клиенту, который платит наличными или картой. При оплате банковским переводом оплату подтверждает платёжное поручение. 
  • Накладная —документ, который поставщик выдаёт покупателю при отгрузке товаров.
  • Акт оказания услуг или выполненных работ — документ, который заказчик и исполнитель подписывают по результатам оказания услуг или выполнения работ. 
  • Счёт-фактура — обычно выдают ИП и ООО на общей системе налогообложения, потому что они работают с НДС. В редких случаях счета-фактуры выставляют на УСН, ЕНВД и патенте — об этом читайте подробнее в статье.
  • УПД заменяет акт/накладную + счёт-фактуру.

Договор

Описывает права и обязанности сторон сделки. Обычно в договоре бывают такие разделы:

  • Предмет договора: какой результат сделки. 
  • Сумма договора и порядок расчёта: когда и сколько платить.
  • Права и обязанности сторон: как происходит работа.
  • Ответственность сторон: что будет, если вы или партнёр нарушите сроки.
  • Порядок изменения и расторжения договора: как расторгнуть договор или принять к нему дополнительные соглашения.
  • Реквизиты сторон: какие у вас и партнёра расчётные счета, ИНН, ОГРН и адреса.

Договор обычно оформляется в 2-х экземплярах и содержит подписи каждой стороны.

Если вы используете с клиентами стандартную форму договора и заменяете нужные реквизиты в ворде или экселе, пользуйтесь шаблонами в . Загрузите свой шаблон договора, и Эльба автоматически подставит реквизиты контрагента из справочника.

Что собой представляют первичные документы?

  • Статья: Как обманывают в договорах
  • Шаблоны распространённых договоров:
  • Шаблон договора об оказании услуг
  • Шаблон договора подряда
  • Шаблон договора поставки

Счёт

Необязательный документ, в котором продавец указывает цену, количество товара и реквизиты для перечисления оплаты.

Вы можете сами придумать форму счёта на оплату или найти в интернете готовую. Счёт может заменить договор, если включить в него все существенные условия сделки.

Шаблон счёта

Что собой представляют первичные документы?

Платёжные документы

Подтверждает оплату товаров или услуг. Это может быть платёжное поручение, платёжное требование или кассовый чек. 

Кассовый чек выдают при помощи онлайн-кассы. Её обязаны применять все, кто принимает оплату наличными и банковскими картами. Исключения перечислены в пункте 2 статьи 2 закона 54-ФЗ. Все чеки передают в налоговую через оператора фискальных данных (ОФД). Контур.ОФД моментально отправляет данные в ФНС, а вся информация о чеках и кассах доступна в личном кабинете сервиса.

Отсрочек по применению онлайн-касс больше нет, но есть исключения для некоторых видов деятельности, а на патенте кассой должны пользоваться только некоторые предприниматели — полный список исключений смотрите в статье.

Статья про онлайн-кассы

Платёжное поручение остаётся у предпринимателя, когда он переводит деньги через интернет-банк. Этот документ подтверждает перечисление денежных средств по определённым реквизитам. 

Товарный чек — необязательный документ, который выдают по просьбе покупателя.

Покупателю документ нужен, чтобы подтвердить, что он не только потратил определённую сумму денег, но и купил определённые товары — например, по поручению руководителя.

 Форма товарного чека не установлена, поэтому можно разработать свою с обязательными реквизитами: наименование документа, номер, дата, название ООО или ФИО ИП, ИНН, товары и услуги, сумма оплаты и подпись с расшифровкой и должностью.

Товарная накладная (N ТОРГ-12)

Оформляет продажу товаров другому ИП или ООО. Для работы с физлицами обычно не используется.

Накладная оформляется в двух экземплярах: первый остаётся у поставщика и фиксирует отгрузку товаров, а второй передаётся покупателю и нужен ему для приёмки товаров.

Обычно накладную оформляют по стандартной форме ТОРГ-12. Но вы можете использовать свой шаблон.

  1. Шаблон накладной
  2. Статья: товарная накладная ТОРГ‑12
  3. В  можно создать накладную на основе выставленного счёта.

Что собой представляют первичные документы?

Акт об оказании услуг

Подписывают исполнитель и заказчик. Акт подтверждает, что услуги оказаны или работы выполнены, а у заказчика нет претензий по их качеству.

Шаблон акта

Что собой представляют первичные документы?

Счёт-фактура

Этот документ обязаны выставлять только организации и предприниматели, которые являются плательщиками НДС — в основном те, кто работает на общей системе налогообложения.

Организации и ИП на УСН, ЕНВД и патенте обычно не платят НДС и поэтому выставлять счета-фактуры не обязаны. Есть несколько исключений, о которых мы рассказали в отдельной статье.

Счёт-фактура оформляется в двух экземплярах и подписывается поставщиком товара или услуги. Один экземпляр передаётся покупателю, другой остаётся у продавца. Счёт-фактуру нужно выставить не позднее чем через 5 дней после отгрузки товара или оказания услуг.

Счёт-фактура — это основание для того, чтобы принять НДС к вычету, поэтому все организации относятся к нему с особым трепетом.

Чтобы не изучать форму и правила выставления счёта-фактуры, воспользуйтесь .

Что собой представляют первичные документы?

Универсальный передаточный документ (УПД)

Объединяет в себе два документа: акт (накладную) и счёт-фактуру. 

Документ можно выставить как со счётом-фактурой, так и без. Во втором случае — это всё равно что обычный акт или накладная, только в формате УПД. А ещё есть вариант выставить УПД со счёт-фактурой, но без НДС.

На основании УПД покупатель сможет признать расходы, а также принять к вычету входящий НДС (если применяет общую систему налогообложения). 

Что собой представляют первичные документы?

Статья актуальна на 02.02.2021

«Первичка», или первичные документы бухучета: как их составить и исправить

«Первичка», или первичные документы бухучета: как их составить и исправить

Термин «первичка» знаком, пожалуй, каждому бухгалтеру. Однако четко определить, какие именно документы относятся к первичным учетным документам, бывает сложно даже для специалистов со стажем.

Путаницы добавляет еще и то, что для целей бухгалтерского и налогового учета может потребоваться разный набор документов.

Так что же такое первичный документ бухучета? По какой форме его составить? Как внести в него исправления? Давайте разбираться.

Общим термином «первичные документы» принято называть любые документы, которые подтверждают осуществленные налогоплательщиком сделки.

В данном случае речь идет о сделках, связанных с хозяйственной деятельностью организации и имеющих определенный экономический эффект.

Под первичными документами понимается как бухгалтерская «первичка», так и документы, необходимые для налоговых целей (то есть для подтверждения расходов, вычетов, льгот и т.п.).

Бесплатно вести бухгалтерский и налоговый учет в веб‑сервисе

Непосредственно для целей бухгалтерского учета используется более узкое понятие «первичный учетный документ». Именно такая формулировка содержится в статье 9 Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

В данной норме сказано, что первичный учетный документ необходимо составлять на каждый факт хозяйственной жизни организации непосредственно при его совершении, а если это невозможно, то сразу после его окончания.

Для указанных целей под фактом хозяйственной жизни понимается сделка, событие, операция, которые оказывают или способны оказать влияние на финансовое положение компании, финансовый результат ее деятельности и (или) движение денежных средств (п. 8 ст. 3 Закона о бухучете).

Далее в Законе о бухучете говорится, что первичный учетный документ может быть составлен как на бумажном носителе, так и в электронной форме (п. 5 ст. 9 Закона о бухучете).

Здесь же приводятся обязательные реквизиты, которые должны быть в каждом таком документе (п. 2 ст. 9 Закона о бухучете).

Кроме этого, указывается, что первичный учетный документ является основанием для отображения содержащихся в нем данных в регистрах бухгалтерского учета (п. 3 ст. 9 Закона о бухучете).

При этом первичный учетный документ может также подтверждать расходы для налоговых целей. Ведь в пункте 1 статьи 252 НК РФ (который применяется при УСН на основании п. 2 ст. 346.16 НК РФ) сказано, что каждый расход должен быть подтвержден документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации. Закон о бухучете является частью законодательства РФ.

А значит, первичный учетный документ, оформленный по правилам статьи 9 Закона о бухучете, может стать основанием для формирования налоговых регистров. При этом чиновники не возражают против того, чтобы бухгалтерская «первичка», подтверждающая расходы, была составлена в электронном виде (письма ФНС России от 06.02.14 № ГД-4-3/1984@ и Минфина России от 13.09.18 № 03-03-06/1/65618).

Обмениваться с контрагентами юридически значимой «первичкой» через интернет Входящие бесплатно

Обязательные реквизиты бухгалтерской «первички»

Теперь перейдем к нюансам оформления первичной учетной документации. Как уже говорилось, в пункте 2 статьи 9 Закона о бухучете содержится перечень обязательных реквизитов бухгалтерской «первички».

Отсутствие хотя бы одного из них лишает документ статуса первичного учетного документа. Поэтому важно отслеживать наличие в документе всех обязательных пунктов.

Чтобы это было проще сделать, в документе следует выделить три части: вводную, содержательную и заключительную. Каждую часть нужно проверить отдельно.

Так, во вводной части бухгалтерской «первички» должны быть указаны следующие сведения: наименование и дата составления документа, а также наименование лица (организации или ИП), от имени которого составлен документ.

Далее следует содержательная часть первичного учетного документа. В ней необходимо отразить суть факта хозяйственной жизни (выплата или прием денег, передача или прием имущества и т.п.) и привести соответствующие измерители (натуральные или денежные). При этом обязательно следует указать единицы измерения (рубли, доллары США, килограммы, тонны, штуки и т.п.).

Читайте также:  Залил соседей снизу: что делать и как оценить материальный ущерб

Наконец, в заключительной части «первички» нужно отразить данные ответственного лица.

А именно: наименование должности, фамилию и инициалы лица, совершившего сделку, операцию и ответственного за ее оформление, либо лица, ответственного за оформление свершившегося события.

Завершается оформление первичного учетного документа проставлением подписи ответственного лица. Если ответственных лиц несколько, то должны быть указаны данные все этих лиц и проставлены их подписи.

Формировать накладные, акты, счета-фактуры и вести бухгалтерию в веб-сервисе для ИП

По правилам пункта 4 статьи 9 Закона о бухучете, формы первичных учетных документов, которые применяются организацией, утверждает непосредственно ее руководитель (за исключением организаций государственного сектора). Требования об обязательном применении унифицированных форм в Законе о бухучете больше нет.

Таким образом, в каждой организации необходимо определить перечень первичной учетной документации, а затем приказом по компании утвердить формы этих документов. Формы «первички» можно разработать полностью самостоятельно («с нуля»), а можно взять за основу соответствующие унифицированные формы.

Также не запрещено указать в приказе, что в компании будет применяться та или иная унифицированная форма без каких-либо изменений или дополнений.

В одной и той же организации допустимо использовать все вышеперечисленные варианты (например, можно прописать, что какие-то документы будут оформляться по «своим» формам, а остальные — по унифицированным). Главное, чтобы соблюдались два условия. Первое: формы «первички должны быть утверждены руководителем организации.

И второе: в каждой утвержденной форме должны содержаться все обязательные реквизиты первичного учетного документа. Заметим, что в форме документа могут быть отражены только лишь обязательные реквизиты, либо обязательные и дополнительные реквизиты (письмо Минфина России от 04.02.15 № 03-03-10/4547, доведено до налоговых органов письмом ФНС России от 12.02.15 № ГД-4-3/2104@; см.

«Минфин напомнил основные требования к первичным учетным документам»).

Однако в некоторых случаях использовать самостоятельно разработанные формы первичной документации не получится.

Например, обязательными к применению остаются формы первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии с другими федеральными законами и на их основании (информация Минфина России от 04.12.12 № ПЗ-10/2012).

В частности, только по унифицированным формам можно создавать приходные и расходные кассовые ордера (КО-1 и КО-2), кассовую книгу (КО-4), книгу учета принятых и выданных кассиром денежных средств (КО-5), а также расчетно-платежные и платежные ведомости (Т-49 и Т-53).

Бесплатно вести кассовую книгу в электронном виде

Счет-фактура и договор: являются ли они «первичкой»?

Отдельно остановимся на документах, которые часто относят к первичным учетным документам, хотя на самом деле они таковыми не являются. Речь идет о счетах-фактурах и договорах.

Как известно, счет-фактура необходим для вычета НДС (п. 1 ст. 169 НК РФ). Соответственно, цель создания этого документа не соответствует цели составления бухгалтерской «первички».

Счет-фактура не является основанием для отражения каких-либо данных в регистрах бухгалтерского учета.

Также нужно учитывать, что счет-фактура составляется не во время совершения хозяйственной операции и даже не сразу после ее завершения, а в течение пяти календарных дней с даты отгрузки товаров (сдачи работ, услуг) либо с даты получения аванса (п. 3 ст. 168 НК РФ).

Сформировать накладные и счета‑фактуры в веб‑сервисе для ведения учета и сдачи отчетности

Но в то же время реквизиты отгрузочного счета-фактуры во многом совпадают с реквизитами первичного документа на передачу покупателю (заказчику) товаров (работ, услуг).

Поэтому ФНС России разработала универсальный передаточный документ, в котором помимо сведений из счета-фактуры есть дополнительные реквизиты, характерные для первичного учетного документа (приложение № 2 к письму ФНС России от 21.10.13 № ММВ-20-3/96@).

Руководствуясь правилами Закона о бухучете, универсальный передаточный документ следует составить во время совершения операции или сразу после ее завершения. Только в этом случае УПД, содержащий в себе показатели счета-фактуры, будет расцениваться как первичный учетный документ. Обычный счет-фактура к «первичке» не относится.

Обмениваться с контрагентами УПД и счетами‑фактурами через интернет с 25%-ной скидкой Входящие бесплатно

Аналогичная ситуация и с договором — сам по себе он не является первичным документом для целей бухгалтерского учета. Ведь договор — это всего лишь перечень обязательств сторон. Факт заключения договора, как правило, не подтверждает совершение хозяйственной операции, а говорит лишь о намерениях сторон совершить такую операцию.

Другими словами, договор является документом бухгалтерского учета, который фиксирует возникновение, изменение и прекращение обязательств (п. 3 ст.

5 Закона о бухучете), но не фиксирует факт хозяйственной жизни и его содержание (п. 1 ст. 5 Закона о бухучете). В связи с этим, он не может быть признан первичным учетным документом.

Поэтому одного договора, подписанного сторонами, недостаточно для отражения в бухгалтерском учете хозяйственных операций.

Бесплатно составлять договоры в Контур.Эльбе по готовым шаблонам

В то же время договор может быть признан первичным учетным документом, если он составлен непосредственно при совершении хозяйственной операции, содержит все необходимые реквизиты «первички» и утвержден в качестве таковой руководителем организации.

В частности, договор может считаться первичным учетным документом, если он составлен не в виде единого документа, подписанного сторонами, а в виде счета на оплату (инвойса), которым оформляется уже свершившийся факт хозяйственной жизни (продажа товара, выполнение работы, оказание услуги).

Это вывод подтверждается в Рекомендациях по проведению годовой бухгалтерской отчетности организаций за 2018 год, приведенных в приложении к письму Минфина России от 21.01.19 № 07-04-09/2654.

Таким образом, счет на оплату (инвойс), направляемый покупателю после отгрузки товара, можно расценивать как первичный документ бухгалтерского учета, если в нем есть все реквизиты, предусмотренные Законом о бухучете, и форма счета (инвойса) утверждена руководителем организации в качестве «первички». Также см. «Минфин сообщил, обязательно ли составлять акт приема-передачи оказанных услуг».

Как исправлять «первичку»

Как быть, если при составлении первичного учетного документа была допущена ошибка? Как правильно внести изменения в документ?

Прежде всего, бухгалтеру нужно помнить, что есть группа «первички», которую в принципе нельзя исправлять. Речь идет о кассовых и банковских документах (приходные и расходные ордера, платежные поручения и т.п.).

Запрет на изменение этих документов установлен в пункте 4.7 Указания ЦБ РФ от 11.03.14 № 3210-У и в пункте 16 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ (утв. приказом Минфина России от 29.07.

98 № 34н).

Обратите внимание: при заполнении платежек на уплату налогов или взносов ошибок можно избежать, если формировать платежки автоматически. Некоторые веб-сервисы для сдачи отчетности (например, «Контур.

Экстерн») позволяют сформировать платежку в один клик на основе данных из декларации (расчета) или присланного инспекций требования об уплате налога (взноса).

Все необходимые обновления — реквизиты получателя и отправителя, актуальные КБК, коды для статуса плательщика — своевременно устанавливаются в сервисе без участия пользователя. При заполнении платежки все актуальные значения подставляются автоматически.

Автоматически сформировать платежку на уплату налога по данным из декларации и сдать отчетность через интернет

Также не допускается внесение исправлений в бланки строгой отчетности, выдаваемые вместо чеков ККТ.

Об этом сказано в пункте 10 Положения о порядке осуществления наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники (утв. постановлением Правительства РФ от 06.05.08 № 359).

Соответственно, если в любом из указанных документов была допущена ошибка, то испорченный документ к исполнению не принимается. Взамен него необходимо составить новый первичный учетный документ.

При этом в отношении БСО установлено дополнительное требование: «бракованный» бланк следует перечеркнуть и подшить в книгу учета бланков за день заполнения. Отдельно отметим, что авансовый отчет и кассовая книга не являются кассовыми документами. Поэтому на них запрет на внесение исправлений не распространяется.

Ошибка, допущенная в авансовом отчете, кассовой книге или любых других первичных бухгалтерских документах (за исключением тех, о которых было сказано выше), должна исправляться с сохранением документа (его реквизитов).

Полностью заменить испорченный документ на новый в этих случаях уже нельзя (письмо Минфина России от 23.10.17 № 03-03-10/69280; см. «Минфин: первичный документ, составленный с ошибкой, нельзя заменять новым документом»).

Исправление ошибок возможно двумя способами.

Первый вариант прямо зафиксирован в законодательстве и предполагает внесение исправлений непосредственно в сам первичный документ. Неправильные данные зачеркиваются одной чертой и отдельно вписываются верные.

Затем ставится дата, делается надпись «Исправлено» и проставляются подписи тех же лиц, что изначально подписали документ, с указанием их фамилий и инициалов (п. 7 ст. 9 Закона о бухучете, п.

 16 Положения по ведению бухучета).

Обратите внимание: если «первичка» была составлена в нескольких экземплярах (например, один экземпляр для организации, а другой — для ее контрагента), то исправления в вышеуказанном порядке нужно внести в каждый экземпляр. Без этого изменения не будут иметь законной силы (постановление Первого арбитражного апелляционного суда от 30.06.15 по делу № А43-27322/2014).

Второй способ предложен в письмах ФНС России от 05.03.18 № СД-4-3/4226@ и от 23.03.18 № СД-4-3/5412@, Минфина России от 22.01.16 № 07-01-09/2235.

Чиновники рекомендуют не вносить изменения в первоначальный вариант документа, а составить исправленный первичный документ с тем же номером и датой, что и ошибочный документ.

Читайте также:  Как получить наследство не родственнику?

При этом обязательно нужно указать, что документ является исправленным, а также зафиксировать порядковый номер исправления и его дату. То есть в исправленном первичном документе должна присутствовать строка «Исправление № ___ от «__» ________20__ г.

» (это отличит его от нового документа, составленного взамен ошибочного, ведь, как было сказано выше, в описанной ситуации это недопустимо). Как отмечают чиновники, такой вариант корректировки документа оптимален для электронной «первички».

И в заключение отметим, что несущественные ошибки и опечатки, обнаруженные в первичных документах, можно вообще не исправлять.

К таким ошибкам относятся те, которые не препятствуют идентификации сторон операции и ее основных условий: наименования товара, работ или услуг, стоимости, количества и т.д. (письмо Минфина России от 04.02.

15 № 03-03-10/4547, доведено до налоговых органов письмом ФНС России от 12.02.15 № ГД-4-3/2104@).

Бесплатно вести бухгалтерский и налоговый учет в веб‑сервисе

Порядок оформления первичной бухгалтерской документации

Для отражения каждого факта хозяйственной жизни предназначена первичная документация в организации (ст. 9 Закона о бухгалтерском учете 402-ФЗ). Документы должны быть правильно оформлены, содержать все обязательные реквизиты. Не допускается документирование мнимых и притворных сделок, фактов хозяйственной жизни, которых не было.

Какие использовать формы

Бланки, по которым будет составляться первоначальная документация, устанавливаются каждой организацией самостоятельно (п. 4 ст. 9 402-ФЗ). Утвердить их следует в учетной политике.

Компания может сама разработать форму каждого документа. Также можно использовать бланки, разработанные Госкомстатом. Если применяете унифицированные формы, просто укажите их перечень в учетной политике.

Если используете собственные бланки, их нужно сделать приложением.

Это правило действует не всегда. Если законодательный акт уполномоченного органа строго обязывает использовать определенный бланк, вносить в него изменения коммерческая организация не вправе. Такими обязательными к использованию документами являются:

Обязательные реквизиты

Отвечая на вопрос, что такое первичная документация в бухгалтерии, нужно учесть, что это не только документ, используемый для ввода информации в учетные регистры. Это, в первую очередь, подтверждение операции. И должен он быть оформлен так, чтобы не вызвать претензий контролирующих органов.

Каждый первичный документ должен содержать семь обязательных реквизитов (п. 2 ст. 9 402-ФЗ):

  1. Наименование документа.
  2. Дата составления.
  3. Наименование субъекта (организации или ИП), составившего документ.
  4. Описание факта хозяйственной жизни.
  5. Натуральный и(или) денежный измеритель факта хозяйственной жизни, его единица измерения.
  6. Должность лица, совершившего сделку и ответственного за ее оформление.
  7. Подписи ответственных лиц с указанием Ф.И.О.

Правила оформления первички

Документация составляется в момент совершения операции или сразу после ее завершения. Она должна своевременно передаваться ответственным лицом в бухгалтерию. Бухгалтерия, в свою очередь, обязана своевременно отражать их в учетных регистрах.

В настоящее время заполнение первичной документации допускается как в бумажном виде, так и в электронной форме. При использовании электронных регистров должна быть обеспечена возможность в любой момент изготовить бумажную копию.

Перечень унифицированных форм

В таблице приведены перечень первичной документации, наиболее часто применяемой в деятельности коммерческой организации, и реквизиты бланков, утвержденных Госкомстатом. Организация может сама решить, использовать именно этот бланк, доработать его, включив только те данные, которые необходимы, или разработать собственный.

Учетные регистры

Информация, которая содержится в первичных документах, отражается в учетных регистрах бухгалтерского и налогового учета. Учетные регистры предназначены для накопления и систематизации информации. На их основе составляется отчетность компании.

Порядок и формы, по которым осуществляется ведение учетной документации, прописываются в учетной политике. Бланки учетных регистров разрабатываются каждой организацией самостоятельно.

Первичные документы в бухгалтерском учёте

В законе № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте» закреплено требование подтверждать каждый факт хозяйственной деятельности налогоплательщика специальным документом. Такой документ называется первичным. Первичку оформляют в момент совершения сделки или сразу после её окончания.

При проверках налоговики и аудиторы в первую очередь обращают внимание на наличие первичных документов. Если операция ничем не подтверждена, проверяющие сделают вывод, что отчётность составлена неправильно и налоги посчитаны неверно. За это начислят штраф, размер которого зависит от степени тяжести нарушения.

Основные типы первичных документов

Перечень первички зависит от того, какие виды сделок обычно заключает компания. Но есть виды документов, которые обязательны для всех налогоплательщиков. Они подтверждают разные этапы сделки.

На первом этапе стороны договариваются об условиях сделки и заключают договор, а продавец товаров или услуг выставляет покупателю счёт на оплату.

На втором этапе происходит оплата по счёту. Оплату наличными подтверждают с помощью кассового чека, квитанции к приходному кассовому ордеру или бланка строгой отчётности. Электронный расчёт можно подтвердить выпиской с банковского счёта.

Третий этап — передача товара покупателю, оказание услуг или выполнение работ заказчику. На этом этапе первичка подтверждает, что покупатель получил товар, а продавец — оплату. Для этого оформляют:

  • товарную накладную;
  • товарный чек;
  • акт выполненных работ или оказанных услуг.

Без этих документов покупатель не сможет учесть потраченные средства в расходах.

Список первичных документов может расширяться в зависимости от видов операций и особенностей учёта конкретной компании.

Формы первичных документов

Раньше первичку нужно было оформлять по формам, одинаковым для всех налогоплательщиков. Сейчас такого требования нет, за исключением нескольких видов документов.

Организации могут пользоваться унифицированными формами первички, если им так привычнее. При этом их можно видоизменять, добавлять и убирать строчки при необходимости. Но можно разработать свои собственные формы. Выбранный вариант форм должен быть закреплён в учётной политике.

В законе прописаны обязательные реквизиты, которые должны быть указаны в каждом первичном документе независимо от его формы:

  • наименование документа;
  • дата составления;
  • наименование организации, от имени которой составлен документ;
  • содержание факта хозяйственной жизни;
  • измерители в натуральном и денежном выражении — рубли и, например, штуки;
  • наименование должностей лиц, ответственных за совершение операции и правильность её оформления;
  • личные подписи этих лиц с расшифровкой.

Для некоторых документов могут быть обязательными другие реквизиты, не предусмотренные в законе о бухучёте, например, для путевого листа.

Первичку можно оформлять в бумажном и в электронном виде. Главное — договориться с контрагентом об удобном для вас обоих варианте. Электронные документы нужно подписывать электронной подписью с обеих сторон. Если продавец подписал договор с помощью ЭП, а покупатель — от руки, такой договор не будет иметь силы.

Бывает, что нужен первичный документ на иностранном языке или в валюте для иностранного контрагента. Однако по требованиям российского законодательства первичка должна быть в рублях. В этом случае можно поступить следующим образом:

  • указать в документе отдельные графы для рублей и другой валюты;
  • оформить два экземпляра — один в валюте или на иностранном языке, а второй — в соответствии с российским законодательством;
  • составить дополнительный документ, разъясняющий содержание документа, составленного в валюте.

Некоторые первичные документы можно составлять только по унифицированной форме. К ним относятся:

Печать — необязательный реквизит первички. Но она должна быть в документе, если этого требует законодательство — например, в расчётных документах, а также в случае если организация использует применявшиеся раньше унифицированные формы документов без изменений. Эти формы содержат реквизит печати.

Ошибки в первичных документах

Ошибка в бумажной первичке может обнаружиться после того, как документ приняли к учёту. Возможность исправить её зависит от вида документа.

Не подлежат исправлению кассовые и банковские документы:

  • приходный кассовый ордер (форма № КО-1);
  • расходный кассовый ордер (форма № КО-2);
  • платёжные поручения и иные банковские документы;
  • БСО, выдаваемые вместо чеков ККТ.
Читайте также:  Получение льготной пенсии медработникам

Если в таком документе допущена ошибка, то надо составить новый.

Для счетов-фактур и УПД существуют корректировочные формы. В остальных случаях ошибки исправляются прямо в существующих документах.

Как это сделать:

  • Зачеркните неправильный текст или сумму одной чертой.
  • Над зачёркнутым текстом напишите исправленный текст или сумму.
  • Верные данные подтвердите записью «Исправлено» и подписями лиц, внёсших изменения, с указанием их фамилий и инициалов, укажите дату.

Исправлять электронную первичку можно любым способом, главное — закрепить его в учётной политике.

Хранение первичных документов

Бумажные документы, которые используются в текущей деятельности, хранятся в бухгалтерии. За их сохранность и своевременную передачу в архив отвечают лица, уполномоченные главным бухгалтером. Приём документов и передача в архив оформляются документально.

Можно хранить документы в бухгалтерии или воспользоваться услугами сторонней фирмы.

Также можно перевести бумажные документы в электронный вид и заверить электронной подписью. При этом нужно учесть, что средства воспроизведения электронных документов и средства проверки подлинности электронной подписи должны быть действительны на протяжении всего срока хранения документов.

Большинство документов бухгалтерского и налогового учёта следует хранить в течение 5 лет, а документы по личному составу и информации, которая влияет на расчёт пенсии — 50 или 75 лет. Подробно о сроках хранения бухгалтерских и налоговых документов мы рассказали в статье «Срок хранения документов в 2021 году».

Утеря первичных документов

Если первичка пропала, создают специальную комиссию и расследуют причины пропажи. В результате документы либо находят, либо восстанавливают путём запроса дубликатов у контрагентов, банков и налоговой инспекции.

Если часть документов восстановить не удалось, составляют соответствующий акт с обоснованием причин.

Утерянные документы можно также заменить другими, которые также подтверждают факт совершения хозяйственной операции. Об этом мы рассказывали в статье «Чем заменить первичку».

Штрафы за отсутствие первички

Отсутствие первичных документов считается нарушением правил учёта. За это предусмотрены штрафы:

  • 10 000 рублей за нарушение в одном налоговом периоде;
  • 30 000 рублей за нарушение в нескольких налоговых периодах;
  • 20% от неуплаченного налога или взносов, но не менее, чем на 40 000 рублей, если нарушение привело к занижению налоговой базы.

Если не предоставить первичные документы для налогового контроля, штраф составит 200 рублей за каждый документ.

За непредставление первичных документов для налогового контроля штрафуют на 200 рублей за каждый документ. Также предусмотрена административная ответственность.

Что такое первичная документация в бухгалтерии. Что нужно знать бухгалтеру о "первичке" | Контур.НДС+

Чтобы специалисты ИФНС не усомнились в расходах и разрешили включить их в базу по налогу на прибыль, нужно иметь первичные документы. Помогут они и в том случае, если возникнет спор с контрагентом. В общем, важность «первички» переоценить сложно. И в  сегодняшней статье речь пойдет именно о ней. Расскажем о том, что важно не упустить бухгалтеру, чтобы не повторять ошибок своих коллег.

Нет «первички» — нет поставки

Закон 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» гласит, что каждый факт хозяйственной жизни организации или предпринимателя следует фиксировать в первичных документах. Они являются подтверждением фактической передачи товаров либо иных ценностей одной стороны сделки другой. При их отсутствии невозможно однозначно утверждать, что продавец передал товары покупателю.

Примеров тому в судебной практике немало, и вот один из них. Компания-продавец обратилась в суд с требованием заставить покупателя перечислить плату за поставленный ему товар. В качестве подтверждения поставки истец предъявил выставленные им счета-фактуры.

Однако судьи продавца не поддержали. Он не предоставил ни одного первичного документа, который бы подтвердил факт поставки. Счет-фактура подписывается продавцом в одностороннем порядке, поэтому таковым является не может. Вот если бы продавец принес в суд подписанные покупателем накладные, вероятнее всего, это в корне бы изменило дело.

Обоснование: постановление Арбитражного суда Северо-Западного округа от 05.06.2017 № Ф07-4084/2017.

Оказание услуг могут признать без акта

Между двумя компаниями возник спор, предметом которого стало оказание услуг.

Заказчик внес аванс в размере полумиллиона рублей, но через некоторое время решил договор расторгнуть и забрать предоплату.

Исполнитель возвращать деньги отказался, поскольку, по его мнению, услуги были оказаны. Но заказчик возразил и попросил предъявить подтверждающие оказание услуг документы.

При рассмотрении дела в судах было установлено, что исполнитель свою работу сделал. Заказчик получил на первом этапе экспертное заключение, а на втором — рекомендации по корректировке веб-сайта и организации внутреннего контроля. Кроме того, были установлены факты проведения онлайн-консультаций, которые представитель исполнителя проводил для заказчика.

Суды пришли к выводу, что услуги в данном случае считаются оказанными. Отсутствие первичных документов, а именно актов, не освобождает заказчика от обязанности оплатить работу исполнителя.

Обоснование: постановление Арбитражного суда Московского округа от 27.12.2017 № Ф05-19640/2017.

Ошибки в «первичке» не мешают вычету НДС

Организация заявила вычет НДС с сумм, затраченных на покупку запчастей и спецоборудования. В качестве подтверждающих документов были представлены договоры, счета-фактуры, товарные и товарно-транспортные накладные.

Но проведя ВНП, инспекторы решили, что сделка носила фиктивный характер, то есть по факту никаких запчастей компания не приобретала.

В итоге ей сняли вычет и доначислили НДС к уплате, а также выставили пени и штраф.

Причиной вывода налоговиков послужили ошибки в первичных документах, сопровождающих сделку. Так, в товарно-транспортных накладных не были указаны номера договора, количество грузовых мест, масса груза, реквизиты транспортных накладных и другие данные.

Судьи встали на сторону компании и указали, что все эти нарушения в ТТН не могут свидетельствовать о фиктивности сделки. К тому же организация представила ТОРГ-12, где были указаны данные, отсутствующие в ТТН. Подтвердили перевозку груза и водители.

В итоге суд признал решение ФНС необоснованным и подтвердил, что компания соблюла все требования для того, чтобы применить вычет НДС.

Обоснование: постановление Арбитражного суда Северо-Западного округа от 20.12.2017 № Ф07-13132/2017.

Если в накладных фальшивая подпись поставщика, расходы не признают

Рассматривая расходы компании, на которые она уменьшила базу по налогу на прибыль, инспекторы заподозрили, что некоторые операции были нереальными. В частности, были выявлены такие нарушения:

  • подписи в некоторых накладных и счетах-фактурах, переданных компании поставщиками, были сфальсифицированы (подтверждено результатами экспертизы);
  • поставщики отсутствовали по указанным в ЕГРЮЛ адресам;
  • перечисления денежных средств на их счет носили транзитный характер;
  • они не имели достаточных ресурсов для исполнения условий договора.

В итоге компания пострадала из-за того, что неосмотрительно выбирала контрагентов. Выводы ФНС подтвердили суды вплоть до Верховного.

Обоснование: определение Верховного Суда РФ от 01.08.2016 № 302-КГ16-8902.

Подписывать первичные документы факсимиле рискованно

Можно ли на первичных документах ставить факсимильную подпись? Минфин считает, что это недопустимо. Ведь закон 402-ФЗ требует наличия на первичном документе определенных реквизитов, в числе которых личная подпись лица.

Соответственно, велика вероятность того, что налоговики не признают расходы, подтвержденные подписанной таким образом «первичкой». Поэтому лучше не рисковать и ставить на документах подпись собственноручно.

Справедливости ради заметим, что в судебной практике по таким спорам были решения как в пользу ФНС, так и в пользу компаний. И это лишь еще раз подтверждает рекомендацию не прибегать к подобному способу подписи документов.

Обоснование:

Leave a Comment

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *